Vereine sind das Rückgrat des Dorflebens im Hunsrück, an Rhein und Mosel. Und sie verarbeiten mehr personenbezogene Daten, als vielen Vorständen bewusst ist: Mitgliederlisten, Bankverbindungen, Geburtstage, Fotos, Notfallnummern von Kindern. Die DSGVO gilt für Vereine genauso wie für Unternehmen. Diese sieben Fehler begegnen uns am häufigsten.
1. Rundmails mit offenem Verteiler
Die Einladung zur Jahreshauptversammlung geht an 180 Mitglieder, alle Adressen stehen im „An“-Feld. Damit erhält jedes Mitglied die E-Mail-Adressen aller anderen. Lösung: BCC verwenden oder besser ein Newsletter-Tool mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
2. Mitgliederlisten für alle
Die vollständige Mitgliederliste mit Adressen, Geburtsdaten und Bankverbindung liegt als Excel-Datei bei fünf Vorstandsmitgliedern auf privaten Rechnern. Lösung: Zugriff nur, wer ihn wirklich braucht, Bankdaten nur beim Kassierer, besser eine Vereinsverwaltungssoftware mit Rollenrechten.
3. Fotos ohne Hinweis
Beim Sommerfest wird fotografiert, die Bilder landen auf Facebook und in der Zeitung. Lösung: Bei Veranstaltungen gut sichtbar auf Fotografie und Veröffentlichung hinweisen, bei Porträts und Kindern eine schriftliche Einwilligung einholen. Bei Kindern unter 16 Jahren brauchen Sie die Einwilligung der Eltern.
4. WhatsApp-Gruppen
Jede Mannschaft hat ihre WhatsApp-Gruppe, Telefonnummern sind für alle sichtbar, und der Trainer nutzt sein privates Handy. Lösung: Teilnahme freiwillig machen, Alternativen wie Signal oder Threema anbieten und keine sensiblen Informationen (Verletzungen, Beitragsrückstände) in Gruppen teilen.
5. Keine Datenschutzhinweise im Aufnahmeantrag
Der Aufnahmeantrag stammt aus den 90er-Jahren. Lösung: Informationen nach Art. 13 DSGVO aufnehmen: Wer ist verantwortlich, welche Daten werden wofür genutzt, an wen werden sie weitergegeben (z. B. Landessportbund), wie lange werden sie gespeichert?
6. Daten ehemaliger Mitglieder werden nie gelöscht
In der Mitgliederdatei stehen noch Mitglieder, die 2009 ausgetreten sind. Lösung: Nach dem Austritt nur noch speichern, was steuerlich nötig ist (z. B. Beitragsbuchungen), alles andere löschen. Für die Vereinschronik genügen Name und Zeitraum der Mitgliedschaft, sofern das in der Satzung oder den Datenschutzhinweisen geregelt ist.
7. Die Vereinswebsite
Die Website wurde von einem Mitglied gebaut und lädt Google Fonts, eine Google-Karte und ein YouTube-Video, ohne Cookie-Banner. Lösung: Schriften lokal einbinden, Karten und Videos erst nach Einwilligung laden, Impressum und Datenschutzerklärung aktualisieren. Unser Website-Check findet solche Punkte in kurzer Zeit.
Braucht unser Verein einen Datenschutzbeauftragten?
Ab in der Regel 20 Personen, die ständig mit Mitgliederdaten arbeiten, ja. Ehrenamtliche zählen mit. Aber auch kleinere Vereine profitieren von Unterstützung, denn die Verantwortung liegt beim Vorstand. Für Vereine bieten wir einen eigenen Tarif ab 49 € im Monat an. Mehr auf der Seite Datenschutz für Vereine.
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Autor: Kevin Lipkow, Geschäftsführer der Fi-Lo GmbH und Datenschutzbeauftragter (TÜV) unter Einbeziehung der EU-DSGVO seit 2018. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.